“교류하고 성장할 수 있는 기회가 너무 부족해요🥲”

디지털 기술의 영향력은 갈수록 커지는데, 디지털 모금, 온라인 마케팅, 디지털 기술 등 역량은 개별 단체에서 대응하기 어려운 상황입니다. 전문가 일방의 지식 전달로는 변화무쌍의 시대를 돌파하는 데 한계가 있고, 비영리 영역 구성원들이 서로 배우고 정보를 교류하여 빠르고 다양한 지식 습득을 통해 함께 성장하는 자리들이 필요합니다. 누구나데이터는 33명의 비영리주니어 분들과 함께 노코드-업무자동화를 중심으로 4주간 스터디클럽 진행했고, 그 내용의 일부를 소개합니다.

업무자동화 어려워하지 않을까? 결론부터 말하자면 아니더라.

스터디 진행 전 사전 설문조사 결과. 업무자동화 도구 zapier를 써본 사람을 딱 1명.

스터디를 진행하기 전에 업무자동화 개념과 실습을 어려워할까봐 고민을 많이 했다. 사전 설문을 했을 때도 업무자동화 도구 Zapier를 써본 사람을 딱 1명이었다. 누구나데이터에서도 그간 노코드-업무자동화를 주제로 교육을 진행해보려고 여러번 시도를 했었는데, 아직까지 비영리 영역에서는 어려워할 것 같다는 생각에 기획만 하고 진행을 못했었다.

하지만 주니어 분들과 진행을 해보니 전혀 어려워하지 않았다. 몹시 흥미로워했고, 실무에도 적용해보고 싶은 욕구가 굉장히 컸다. 다들 실습도 척척해냈고, 무엇보다 노코드-자동화도구 활용을 대부분 긍정적으로 받아들였다. 주요한 피드백을 모아보면 아래와 같다.

• 직접해보니 업무의 어느 파트에 적용시킬 수 있을지가 선명히 보이는 듯 합니다. 역시 직접해봐야 배우는것들이 있는 것 같아요.
• 다양한 노코드 툴을 연동 시킬 수 있는 점이 흥미로웠음 잘만 쓰면 불필요한 업무로드를 줄이고 좀 더 시간을 효율적으로 쓸 수 있을 것 같습니다:)
• 유잼꿀잼
• 익숙해지기만 하면 일잘러의 끝판왕이 될 수 있을거란 자신감이 생겼어요
• 업무에서 활용할 수 있는 부분이 많을 것 같아 이번 스터디를 계기로 열심히 공부해야겠다고 다짐하게 되었습니다😆!
• 업무에 적용되묜 정말 신세계겠다! 근데… 우리 조직에서 나만 쓴다고 될까..?
• 🥹 반복되는 단순업무에 적용할 수 있을 것 같아 너무 기뻤어요! 업무에 희망이 보이는 기분..✨

<비영리 주니어 스터디 클럽> 업무 자동화 실습을 직접 진행한 주니어 분들의 평가 

강의 끝난 후 받은 만족도 조사에서는 ‘강의 내용이 새로웠나요’ 항목에 모두 5점을 주셨다. 요약하자면 ‘업무자동화는 굉장히 새롭고, 배워보고 싶다’는 평. 여전히 비영리조직에서 노코드 도구들을 업무에 도입해서 활용하는 사례가 많지 않은 걸로 알고 있는데, 앞으로 많은 조직에서 노코드-업무자동화 도구를 적극적으로 활용할 날이 멀지 않았다는 예감이 들었다.

누구나데이터가 실제 쓰고 있는 업무자동화 레시피 모음

30명에 가까운 분들에게 오프라인 강의로 디지털 실무 교육을 한다는 게 생각보다 쉽지 않은 미션이었다. 업무자동화는 아는 것보다 직접 체험하고 써보는 게 중요하기 때문에, 도구 사용법이나 개념 이해 뿐만 아니라 노코드-업무자동화를 적극적으로 활용한 업무 환경이 어떤건지 직접 체험하는 것이 가장 중요했다.  

그래서 어떻게 할까 하다가 누구나데이터에서 실제 한달에 약 5000여회 과업(task)이 100여개의 자동화 로직(zap)으로 이용되는 사례를 업무자동화 레시피를 배포하고 보여드렸다. 

누구나데이터가 직접 쓰고 있는 업무 자동화 레시피. 누구나데이터는 한달에 약 5000여회 과업(task)이 100여개의 자동화 로직(zap)으로 자동 처리되는 환경에서 일한다.

자동화 레시피는 주요하게 ‘알림’, ‘요청자동화’, ’복붙 자동화’ 등의 분류로 나눠져 있다. 자동화의 장점이 궁금한 분들에게 핵심만 간단하게 설명하면 아래와 같다.

• 알림 자동화 : 어드민을 항상 모니터링하지 않고, 필요한 알림만 주시하는 형태로 일을 단순화 할 수 있음. 팀 전체에 알림이 오도록 하여, “굳이 따로 공유하지 않아도” 자연스럽게 정보를 공유하는 효과가 있음.
  • 주요한 예시 : 뉴스레터 구독시 슬랙 알림, 설문 접수 시 메신저에 알림, 회사 소개서 다운로드 시 메일 발송 자동화 등
• 요청 관리 (요청 및 승인) : 단순 반복되는 요청들은 폼도구, 시트도구, 문서도구 등을 활용해 자동화. 휴먼에러를 줄이고 구성원들은 보다 쾌적한 환경에서 창의적인 일에 집중할 수 있음.
  • 주요한 예시 : 원클릭 확인서 발급, 쿠폰 발급 및 승인 시스템 등
• 복붙 : A에 등록된 걸 B에도 등록시켜야 하는 경우 사용. 데이터가 누락되지 않고 모든 시스템에서 자동으로 쌓일 수 있도록 업무 환경을 만들 수 있음.
  • 주요한 예시 : 홈페이지 문의하기 시 CRM에 고객정보 등록, 도입상담 신청 시 notion 보드에 연동 등

누구나데이터에서는 반복되는 업무 중 자동화시킬 수 있는 건 모두 그때그때 자동화시킨다. 자동화 세팅을 할 수 있고 의지가 높은 리더(자유님)이 있어서 가능한 일이긴 하지만, 3회 이상 반복되는 단순 업무는 보일때마다 모든 구성원들이 자동화 시스템을 만든다. 처음엔 이렇게 까지 해야하나 몇번 하는 건 그냥 하던 방식대로 하면 안되나 싶었는데, 아니다. 그렇게까지 해야한다.

단순업무 자동화는 여러가지 장점이 있는데, 일단 자동화 시스템을 만들고 경험하는 것 자체가 신기하고 재밌다. 뚝딱뚝딱 자동화 시스템을 만들어서 지저분했던 업무를 클릭 한번으로 처리할 수 있게 만들었을 때 오는 그 쾌감! 그리고 단순 업무를 로봇에게 맡기고 사람이 하지 않으면 업무 효율이 올라갈 뿐만 아니라, 구성원들은 창의적인 일에만 집중할 수 있다. 가치가 낮은 일은 시스템이 하고, 사람은 가치가 높은 일에만 집중한다.

어렵지 않으면서, 신기하고, 웬만한 조직 실무에 적용가능한 실습 과제

실습 과제를 뽑는 게 정말 어려웠는데, 실습 과제는 아래와 같은 기준으로 정했다.

• 업무자동화를 처음 접하는 분들도 15~20분 안에 해볼 수 있을 것
• 직접 해봤을 때 ‘에게? 고작 이게 자동화?’라는 반응이 나오지 않게 너무 단순해선 안되고, 충분히 놀랍고 흥미로울 것
• ‘우리 조직에서는 안되겠네’라는 생각이 들지 않게 웬만한 조직에서는 적용 가능할 것
• 이 실습 과제를 기반으로 실무애 적용 가능한 업무자동화 테스크를 상상할 수 있게할 것

그래서 선택한 것이 아래의 2가지 였다.

1. Notion 기반 업무 자동화 시스템 만들어보기 : 구글폼 → 노션 DB → Slack

이 과제는 실제로 누구나데이터에서 ‘캠페이너스 도입 상담’에서 쓰고 있는 것인데, 캠페이너스에서는 ‘되는시간’이라는 도구에 요청이 들어오면, 노션으로 보내는 방식인데, 실습에서는 되는시간을 구글폼으로 바꿔서 진행했다.

참고로 노션은 홈페이지 제작도구로 알고 있는 분이 많이 있는데, 데이터베이스 기능을 이용하면 ‘업무 관리 툴 (task managemant tool)로도 사용할 수 있어 굉장히 유용하다. 자세한 실행 방법을 설명하기에는 글이 길어질 것 같아 자세한 내용이 궁금한거나 실제로 해보고 싶은 분들은 이 가이드만 따라하면 쉽게 해볼 수 있다.

2. 원클릭 확인서 발급 요청 및 처리 시스템 구축하기 : 구글폼 → 구글 독스 → 구글 메일

이것도 누구나데이터에서 굉장히 유용하게 실제로 쓰고 있는 업무자동화 로직인데, 입력폼에 수강확인서에 들어갈 내용 ‘이름’, ‘연락처’ 등을 입력하면 변수처리된 구글 문서가 자동으로 생성되고, 해당 수신자 메일로 발송되는 시스템이다.

이 실습과제는 몇몇 수강생 분들이 돌아가서 바로 여러 명에서 ‘기부증서’를 발급하거나, ‘교육수료증’을 발급하는 과정에 적용을 해보셔서 굉장히 뿌듯했다. 구글 도구와 Zapier만 있으면 어렵지 않게 해볼 수 있는 자동화이니 만큼 혹시 궁금하신 분들은 이 가이드를 참고해 세팅할 수 있다.

마무리 하며

대부분의 조직에서 한글 문서를 쓰던 시절에 구글문서 공동작업이 되는 걸 보고 '와우!'하며 놀라던 풍경이 기억난다. 지금은 거의 다 구글문서는 쓰고 있는 것 같다. 다음단계로는 업무자동화가 아닐까? 클라우드 기반 도구들을 많이 써서 마케팅이나 업무를 하기 시작하면, 결국 그 도구들을 연동해서 생산성을 높일 수 있는 방법을 고민하게 되고, 특히 온라인 마케팅을 적극적으로 하고자 하는 조직이라면 노코드-업무자동화의 문을 두드릴 수 밖에 없지 않을까 생각이 든다. IT전문 인력이 부족한 비영리조직에 적합한 기술이기도 하고.

끝으로 업무자동화를 배운 주니어 분들이 당일 테이블에서 직접 토의하며 남겼던 기록을 첨부하며 글을 마친다. <비영리 주니어 스터디 클럽>은 1기를 마쳤고, 추후 2기를 진행할 예정이니 많은 관심 부탁드린다.

누구나데이터가 직접 쓰고 있는 업무자동화 가이드북 다운로드 💌 

• 다 같이 해보니 혼자 하는 것보단 훨씬 좋았다. 이 툴을 어떻게 적용할 수 있는지는 돌아가서 고민을 좀 해봐야 할 것 같다.
• 아직 100분의 2 정도만 내 것이 된 느낌. 기대는 된다. 원활하게 되면 좋겠음. 뭘 할 수 있겠다 이런 상상은 정확하게는 안 되는 상태. 상상이 되면 공유해보겠음.
• 조직에서 이걸 쓰고 있는데 만질 수 있는 사람이 한 명. 그 분과 협업할 일이 있을 때 뭔지 모르겠는 작업을 안 알려주고... 소외되는 느낌을 받았음. 해 보니까 별 거 아니네! 싶은 것. 로직만 잘 짜면 되는 것. 슬랙을 많이 활용하시는데 저희는 슬랙을 잘 안 쓰고 협업을 하려면 도구를 많이 써야 하는데 많이 느리심. 어떻게 적용시킬 수 있을까 고민. 나 혼자만 쓸 수 있어도 좋지만 다 같이 잘 쓰려면 쉽지 않겠다.
• 업무에서 잘 쓸 수 있는지는 좀 봐야 할 것 같다. 개인정보 이슈가 있어서 이걸 쓸 수 있는지는 혼자 결정을 못하고 가능한 선에서 사용을 결정해야 하지 않을까.
• 따라한 정도라 제 걸로 익숙하게 한다기엔 100분의 1 느낌. 이것으로 반복되는 일을 자동화 해놓고, 집중할 수 있는 일을 해놓는 것을 하는 것과 안 하는 것은 다른 일이겠다. 저희는 업무툴을 안 쓰고 노션도 쓰는 사람만 쓰는데, 결국에는 쉐어가 되는 것이 핵심인데 소수의 몇 명만 쓴다고 의미가 있을까? 내가 조직에 얼마나 적극적으로 써보자고 제안할 수 있을까 고민이 됨. 업무의 자동화를 조직에 도입하는 것은 내가 익숙하게 잘 다루는 것은 별개라 어떻게 해야 할지 고민.
• 지금은 따라하는 거라 쉬웠는데, 응용하려면 집에 가서 이것저것 만져봐야겠다. 자원봉사자 커뮤니티에서 자동화를 활용할 수 있을 것 같다
• 후원자 db 업데이트 - 네트워크 구독자, 후원자 분들에게 좀 더 자동화된 메시지 보낼 수 있을 듯
• 생각보다 재밌다. 홈페이지 관리할 때 여러가지로 활용할 수 있을 것 같음. 다른 강의, 스터디가 있으면 비영리단체들을 모아서 해볼 수 있을 듯
• 오늘 하는건 어렵지 않았는데, 조직 내에서 자동화 업무를 적용해보면 실제로는 에러가 엄청 많이 생길 것 같은 느낌. 스터디 진행기간동안 최대한 많이 실험해보고, 와서 질문하고 해야할 것 같음
• 하라는 대로 하긴 하는데, 뭘하고 있는지 잘 모르겠다. 어떻게 구현될지 머릿속에 그려지지 않음. 아직 낯설지만 새로운 걸 배워가서 재밌음. 조직에 신문물에 대해 어려워하는 분들이 많음. 적용시키기까지 오래 걸릴 것 같다. 개인업무에 적용한다면, 홍보물 발송, 기관소식지 발송에 활용할 수 있을 듯
• 올해들어 자동화 실습들을 많이 하고 있음. 단체에서는 스티비 구독하면 도너스에 데이터 쌓이도록 개발. 트위터에 특정 검색어가 뜨면 슬랙으로 알림, or 뉴스 떴을 때 슬랙 알림 오는 등의 자동화 할 수 있을 듯. 팀 업무 스케줄 - 캘린더, 회의록(스프레드시트)에 모두 작성. 두번 일을 하는게 비효율적인데, 캘린더에 업로드하면 회의록에 자동으로 꽂히게 하면 좋겠다.
• 기존에 zapier 사용하고 있었는데 노션 통해서 하니 어려웠지만, 도입 채널별로 구분/분류 할 수 있겠다 싶었다.
• 가이드를 너무 잘 설명해주셔서, 쉽게 써져 있는 대로만 하면 되니 좋았음. 초반에 잘 공부하고 적용해봐야겠음.
• 당장에 써볼 수 있을 것은 매월 세미나를 여는데, 품이 많이 들어서 그런 곳에 활용해보면 좋겠다고 생각함. 공부를 많이 해야겠다는 생각에 동의.
• 기관에 대한 데이터가 많이 없다보니 한계가 있었지만, 잘 활용하는 방법에 대해 고민하게 됨. 아웃코드가 카카오 같이가치와 잘 연동된다 해서 시도해보려고 함.
• 아직 어색해서 조금 더 찾아봐야 뭔가 효율적으로 사용할 수 있을 것 같음. 사례관리가 필수적이다보니 매번 연락해서 통화하고 그러는데(5-600명, 자동화를 활용하면 일이 많이 줄어들지 않을까 싶음.
• 아직 갈길이 멀구나... 라이브 방송 등 온라인 스터디도 종종 해주셔야 하지 않나....ㅎㅎ
• 일상에서 활용하기엔 어려울 것 같으나, 특별한 행사에서 활용할 일이 있을 것 같습니다.
• 1년 동안 여러 단체와 관계를 유지하면서 협업 하는 업무가 있는데, 분산되어 있는 정보를 한 번에 정리 후 취합에서 팀원들과 공유하기 좋을 것 같습니다.
• 회원 관리 업무를 하면서, 현재 사용하는 회원 관리 프로그램에서 트리거를 하나만 사용할 수 있으나, 잡피어를 활용하면 트리거를 늘릴 수 있을 것 같아서 업무가 더 수월해질 것 같습니다.
• 수강확인서를 요청하면 드리는 업무를 진행하는데, 오늘 스터디 내용이 딱 필요한 내용이었습니다.
• 모든 활동가가 함께 사용하기에는 내부적으로 설명과 설득의 어려움이 있을 것 같아요.
• 뉴스레터 발송 시, 웰컴 메일이 나가지 않는 상태인데 이 부분에 자동화 서비스를 통해 구독 확인 메일이 나갈 수 있도록 하면 좋겠네요.
• 캠페인 참여자 중 추첨 후 연락을 드리는 업무에 활용이 가능할 것 같습니다.
• 노션 페이지를 만들 줄 알아야 가능한 부분 아닐까? 페이지 만드는 능력도 필요할 것 같아요.

글쓴이 : 류강윤 캠페이너스 고객성장팀장

비영리 주니어 스터디 클럽은?

“교류하고 성장할 수 있는 기회가 너무 부족해요🥲”

디지털 기술의 영향력은 갈수록 커지는데, 디지털 모금, 온라인 마케팅, 디지털 기술 등 역량은 개별 단체에서 대응하기 어려운 상황입니다. 전문가 일방의 지식 전달로는 변화무쌍의 시대를 돌파하는 데 한계가 있고, 비영리 영역 구성원들이 서로 배우고 정보를 교류하여 빠르고 다양한 지식 습득을 통해 함께 성장하는 자리들이 필요합니다. 누구나데이터는 ‘비영리 주니어 스터디 모임’을 시작으로 비영리 활동가들이 교류하고 성장할 수 있는 커뮤니티 만들기 위한 일들을 하려고 합니다.

*스터디 참여자 분들이 소속된 조직들

• 녹색연합, 다시입다연구소, 다음세대재단, 도시연대, 동물권행동 카라, 드림쿡(CJ나눔재단 꿈키움 아카데미), 사단법인 비투비, 사단법인 온기, 사단법인 위스타트, 사회복지법인 생명의전화, 서울환경연합, 원더스 인터내셔널, 월드비전, 위스타트, 자원봉사이음, 참여연대, 태화해뜨는샘, 플랜한국위원회, 피스윈즈코리아, 한겨레통일문화재단, 한국성폭력상담소, 한국컴패션, 한국YMCA전국연맹, 한국YWCA연합회, 함께일하는재단, 행복나눔재단, 희망제작소

*비영리 주니어 스터디 클럽은 <헤이그라운드 브릭스> 공간에서 진행했습니다. 헤이그라운드 브릭스는 체인지메이커를 위한 커뮤니티 스페이스입니다.